College Guardians Ltd – 13602217 于 2021 年 9 月 3 日成立。
该公司成立于 2010 年，是 MCEL 的一个部门。
为了履行对客户的日常职责，College Guardians可能会在日常运营中处理一系列关于过去、现在和潜在客户以及接待家庭的个人数据。例如：
这包括：
College Guardians 认为，只要不影响个人利益，并且不涉及特殊或敏感类型的数据，其大部分数据处理都属于其（或其社区）的“合法利益”范畴。
大学监护人需要开展一些活动来履行其“合法权利、职责或义务”，例如当客户或接待家庭与大学监护人之间存在合同关系时。
在某些情况下，大学监护人可能会为了防止某人受到严重伤害或死亡而采取“重大利益”行动。
通常情况下，College Guardians会通过在线或纸质申请表，从家长、代理人以及我们的第三方合作伙伴（例如学校和学院）处获取个人数据。此外，接待家庭也可以直接通过申请表或在线方式提交申请。第三方会通过保密推荐信和披露与禁止服务（DBS）检查提供与接待家庭相关的其他信息，这些检查均由College Guardians负责。DBS检查由U-Check处理。
学院监护人有时需要与第三方（例如专业顾问（律师和会计师）、相关机构（税务海关总署、警察或地方政府））分享与其社区相关的个人信息。
大部分情况下，College Guardians收集的个人数据将保留在College Guardians内部，并仅由相关人员根据访问协议（即“需要知道”原则）进行处理。个人数据还会与学生就读的学校、学院或大学的相关工作人员共享，以便对学生的关怀和福祉采取协调一致的方式。
根据数据保护法（包括《通用数据保护条例》(GDPR)），学院监护人协会的部分数据处理活动由第三方和合作伙伴代表其进行，例如IT系统、网站开发商或云存储提供商。所有此类活动均以合同保证为前提，确保个人数据得到安全保存，并仅按照学院监护人协会的具体指示进行处理。
College Guardians 将安全地保存个人数据，并且仅在出于合法正当理由所必需的时间内保存。任何与家长、学生和寄宿家庭相关的敏感个人数据都将严格遵守英国数据保护法进行保存。信用卡/借记卡信息仅在用户要求时收集，通常通过电话收集，如果通过表格提交，则会立即销毁。这些信息绝不会记录在 College Guardians 的任何系统中。
根据相关法律规定，与儿童保护相关的事件报告和档案需要保存更长时间。此外，由于技术原因，从学院监护人管理信息系统中完全选择性地删除数据可能并非总是可行。
如果您对本政策的具体实施有任何疑问，或希望删除您认为不再相关的个人数据，请联系马尔文学院商务总监艾伦·沃克先生，邮箱地址为aljw@malcol.org。但请注意，学院监护人可能出于合法且必要的理由保留部分数据。
根据数据保护法，个人有权访问和了解学院监护人持有的关于他们的个人数据，在某些情况下，个人可以要求删除或修改这些数据，或者要求学院监护人停止处理这些数据，但须遵守某些例外和限制。
如果您希望行使这些权利中的任何一项，请将您的请求以书面形式提交给 MCEL 商业总监 Allan Walker 先生，邮箱地址为 aljw@malcol.org。
学院监护人将尽力在合理可行的范围内尽快回复任何此类书面请求，无论如何都会在法定时限内回复，例如，信息查阅请求的法定时限为一个月。学院监护人能够更快地回复较小、有针对性的信息请求。如果请求明显过分或与之前的请求类似，学院监护人可能会要求您重新考虑或收取相应的费用，但前提是数据保护法允许这样做。
您应该了解，某些数据不受查阅权的约束。这可能包括能够识别其他个人的信息，或受法律专业特权保护的信息。
数据保护法赋予您以下权利：
访问权
您有权确认个人数据是否正在被处理，如果正在被处理，您有权访问个人数据以及有关处理性质的详细信息。
整改权
您有权要求更正不准确的个人数据。
便携权
您有权以结构化、常用且机器可读的格式接收您提供给我们的个人数据。
被遗忘的权利
您有权删除您的个人数据。
限制处理权
您有权要求有效“冻结”您的数据；将其存储，不再进行进一步处理。
反对权
您有权反对我们按照本隐私政策所述方式处理您的个人数据。
由学院监护人（即由学院监护人照管的学生）持有其个人数据的儿童，可以就其个人数据提出查阅请求，前提是学院监护人合理认为该儿童已具备足够的成熟度来理解其提出的请求（参见下文“谁的权利”部分）。事实上，虽然通常情况下，具有监护权的人有权代表年幼的儿童提出查阅请求，但根据法律规定，相关信息始终被视为属于儿童本人。
任何年龄的儿童均可委托父母或其他代表代其提出查阅个人信息申请。此外（如儿童已达到法定年龄），提出申请的父母可能需要征得儿童的同意或授权。具体情况取决于儿童的个体情况和所申请的个人数据，包括任何相关的家庭情况。因此，所有来自儿童或代表儿童提出的信息申请——无论是依据查阅个人信息法提出的，还是仅作为附带申请提出的——都将逐案进行审查。
如果 College Guardians 依赖同意作为处理个人数据的依据（例如，将图片用于营销目的），则任何人都可以随时撤回该同意（但需遵守与上述类似的年龄限制）。然而，请注意，即使没有您的同意，College Guardians 也可能出于其他合法理由处理相关个人数据。
根据数据保护法，数据主体享有相关权利。但是，除非考虑到数据处理的性质以及儿童的年龄和理解能力，认为获得儿童本人的同意更为合适，否则学院监护人通常会依赖父母的同意来处理与儿童相关的个人数据（如果需要同意）。
父母应该意识到，在这种情况下，他们可能不会被征询意见，这取决于孩子的利益、父母在法律或合同下的权利以及所有相关情况。
一般而言，学院监护人会认为，向父母披露儿童的个人数据（例如，为了让父母了解孩子的学业进展，以及为了孩子的福祉）无需征得儿童的同意，除非学院监护人认为有充分的理由另行披露。
然而，如果孩子希望私下向工作人员提出担忧，并明确表示不同意将其个人数据披露给父母，则学院监护人有义务保持保密，除非学院监护人认为有正当理由不这样做；例如，学院监护人认为披露符合孩子或其他孩子的最佳利益，或者法律要求披露。
College Guardians 将尽力确保所有与个人相关的个人数据尽可能保持最新和准确。如有任何重要信息（例如联系方式）发生重大变更，请个人务必通过 jane@collegeguardians.co.uk 通知我们。
个人有权要求删除或更正任何关于自己的过时、不相关或不准确的信息（但须遵守数据保护法规定的某些豁免和限制）：请参阅上文了解学院监护人可能需要处理您的数据的原因，如果您不同意，可以联系他们。
学院监护人将采取适当的技术和组织措施，确保个人数据的安全，包括制定技术和设备使用政策以及学院监护人系统访问权限管理政策。所有员工都将了解此项政策及其在数据保护法下的职责，并接受相关培训。
College Guardians会不时更新本隐私声明。任何影响您权利的重大变更，我们将在合理可行的范围内直接通知您。
如有任何关于此政策的意见或疑问，请联系监护服务主管 Jane Eldridge，邮箱地址为jane@collegeguardians.co.uk。
如果您认为College Guardians未遵守本政策或未按照数据保护法行事，请通知商务总监（Allan Walker先生，allan.walker@malverncollege.org.uk）。您可以向信息专员办公室（ICO）投诉，但ICO建议在向监管机构求助之前，先尝试与College Guardians解决问题。
2月份更新2020 作者：简·埃尔德里奇——评论截止日期为2023年2月
6月份更新2023 – 最迟于2024年6月进行审查 – JE
6月份更新2024 – 最迟于2025年6月进行审查 – JE