บริษัท คอลเลจ การ์เดียนส์ จำกัด – เลขทะเบียน 13602217 จดทะเบียนเมื่อวันที่ 3 กันยายน 2021
บริษัทนี้ก่อตั้งขึ้นในปี 2010 ในฐานะแผนกหนึ่งของ MCEL
เพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ตามปกติแก่ลูกค้าได้ College Guardians อาจประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลต่างๆ เกี่ยวกับลูกค้าและครอบครัวอุปถัมภ์ในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวัน ตัวอย่างเช่น:
ซึ่งรวมถึง:
องค์กร College Guardians คาดว่าการประมวลผลข้อมูลส่วนใหญ่ของตนอาจอยู่ในขอบเขตของ “ผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย” ของตน (หรือของชุมชน) โดยมีเงื่อนไขว่าผลกระทบต่อบุคคลต้องไม่มากเกินกว่าผลประโยชน์ดังกล่าว และไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลประเภทพิเศษหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
กิจกรรมบางอย่างที่ College Guardians จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อให้เป็นไปตาม “สิทธิ หน้าที่ หรือภาระผูกพันทางกฎหมาย” ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ลูกค้าหรือครอบครัวอุปถัมภ์มีความสัมพันธ์ตามสัญญากับ College Guardians
อาจมีบางกรณีที่ผู้ปกครองของวิทยาลัยจะกระทำการเพื่อ "ผลประโยชน์ที่สำคัญยิ่ง" ในการป้องกันไม่ให้บุคคลใดได้รับอันตรายร้ายแรงหรือเสียชีวิต
โดยทั่วไป College Guardians จะได้รับข้อมูลส่วนบุคคลจากผู้ปกครอง ตัวแทน และพันธมิตรบุคคลที่สามของเรา เช่น โรงเรียนและวิทยาลัย ผ่านแบบฟอร์มใบสมัครทั้งทางออนไลน์หรือแบบกระดาษ นอกจากนี้ ครอบครัวอุปถัมภ์อาจสมัครโดยตรงผ่านแบบฟอร์มใบสมัครหรือทางออนไลน์ ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับครอบครัวอุปถัมภ์จะได้รับจากบุคคลที่สามผ่านการอ้างอิงที่เป็นความลับและการตรวจสอบประวัติอาชญากรรม (DBS) ซึ่งดำเนินการโดย College Guardians การตรวจสอบ DBS ดำเนินการผ่าน U-Check
ในบางครั้ง ผู้ดูแลวิทยาลัยอาจจำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับชุมชนของตนกับบุคคลที่สาม เช่น ที่ปรึกษาทางวิชาชีพ (ทนายความและนักบัญชี) หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (กรมสรรพากร ตำรวจ หรือหน่วยงานท้องถิ่น)
โดยส่วนใหญ่ ข้อมูลส่วนบุคคลที่ College Guardians รวบรวมไว้จะยังคงอยู่ภายใน College Guardians และจะถูกประมวลผลโดยบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นตามระเบียบการเข้าถึง (เช่น ตามหลักการ "จำเป็นต้องรู้") ข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกแบ่งปันกับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องในโรงเรียน วิทยาลัย หรือมหาวิทยาลัยที่นักเรียนศึกษาอยู่ เพื่อให้สามารถดูแลและส่งเสริมสวัสดิภาพของนักเรียนได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
ตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (รวมถึง GDPR – ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป) การประมวลผลข้อมูลบางส่วนของ College Guardians จะดำเนินการโดยบุคคลที่สามและพันธมิตร เช่น ผู้ให้บริการระบบไอที ผู้พัฒนาเว็บไซต์ หรือผู้ให้บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ โดยอยู่ภายใต้ข้อตกลงตามสัญญาเสมอว่าข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกเก็บรักษาอย่างปลอดภัยและเป็นไปตามคำสั่งเฉพาะของ College Guardians เท่านั้น
ผู้ดูแลวิทยาลัยจะเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัยและเฉพาะในระยะเวลาที่จำเป็นเพื่อเหตุผลอันชอบธรรมและชอบด้วยกฎหมายเท่านั้น ข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้ปกครอง นักเรียน และครอบครัวอุปถัมภ์ จะถูกเก็บรักษาไว้ตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลของสหราชอาณาจักรเท่านั้น รายละเอียดบัตรเครดิต/เดบิตจะถูกเก็บรวบรวมเฉพาะเมื่อผู้ใช้ร้องขอ โดยทั่วไปผ่านทางโทรศัพท์ และจะถูกทำลายทันทีหากส่งมาในแบบฟอร์ม ข้อมูลเหล่านี้จะไม่ถูกบันทึกไว้ในระบบใดๆ ของผู้ดูแลวิทยาลัย
รายงานเหตุการณ์และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการคุ้มครองเด็กจะต้องเก็บรักษาไว้นานขึ้นตามข้อกำหนดทางกฎหมายเฉพาะ นอกจากนี้ควรทราบว่าการลบข้อมูลแบบเลือกเฉพาะส่วนจากระบบสารสนเทศการจัดการผู้ปกครองของวิทยาลัยอาจไม่สามารถทำได้เสมอไปเนื่องจากเหตุผลทางเทคนิค
หากคุณมีข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับวิธีการบังคับใช้นโยบายนี้ หรือต้องการขอให้พิจารณาลบข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณคิดว่าไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป โปรดติดต่อผู้อำนวยการฝ่ายการพาณิชย์ของวิทยาลัยมัลเวอร์น คุณอัลลัน วอล์คเกอร์ ที่ aljw@malcol.org อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าผู้ปกครองของวิทยาลัยอาจมีเหตุผลที่ถูกต้องตามกฎหมายและจำเป็นในการเก็บรักษาข้อมูลบางส่วนไว้
ภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล บุคคลมีสิทธิต่างๆ ในการเข้าถึงและทำความเข้าใจข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับตนเองที่ College Guardians เก็บรักษาไว้ และในบางกรณีสามารถขอให้ลบหรือแก้ไขข้อมูล หรือขอให้ College Guardians หยุดการประมวลผลข้อมูลได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อยกเว้นและข้อจำกัดบางประการ
หากท่านประสงค์จะใช้สิทธิ์ใดๆ เหล่านี้ โปรดส่งคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังผู้อำนวยการฝ่ายการพาณิชย์ของ MCEL คุณ Allan Walker ที่อีเมลaljw@malcol.org
ผู้ดูแลวิทยาลัยจะพยายามตอบสนองต่อคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรดังกล่าวโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และในทุกกรณีภายในกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนด ซึ่งคือหนึ่งเดือนในกรณีของคำขอเข้าถึงข้อมูล ผู้ดูแลวิทยาลัยจะสามารถตอบสนองต่อคำขอข้อมูลขนาดเล็กและเฉพาะเจาะจงได้รวดเร็วกว่า หากคำขอมีจำนวนมากเกินไปอย่างเห็นได้ชัดหรือคล้ายกับคำขอครั้งก่อนๆ ผู้ดูแลวิทยาลัยอาจขอให้คุณพิจารณาใหม่หรือเรียกเก็บค่าธรรมเนียมตามสัดส่วน แต่เฉพาะในกรณีที่กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลอนุญาตเท่านั้น
คุณควรทราบว่าข้อมูลบางประเภทได้รับการยกเว้นจากสิทธิ์ในการเข้าถึง ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลอื่น หรือข้อมูลที่อยู่ภายใต้สิทธิพิเศษทางกฎหมายของวิชาชีพ
กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลให้สิทธิ์แก่คุณดังต่อไปนี้:
สิทธิ์ในการเข้าถึง
คุณมีสิทธิ์ที่จะได้รับการยืนยันว่ามีการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลหรือไม่ และหากมีการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล คุณมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับลักษณะของการประมวลผล
ด้านขวาของการแก้ไข
สิทธิ์ของคุณในการขอแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่ถูกต้อง
สิทธิ์ในการโอนย้าย
คุณมีสิทธิ์ที่จะได้รับข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณได้ให้ไว้กับเรา ในรูปแบบที่มีโครงสร้าง ใช้กันทั่วไป และสามารถอ่านได้ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
สิทธิที่จะถูกลืม
สิทธิ์ของคุณในการลบข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ
สิทธิ์ในการ จำกัด การประมวลผล
สิทธิ์ของคุณในการให้ข้อมูลของคุณถูก "แช่แข็ง" อย่างมีประสิทธิภาพ กล่าวคือ จัดเก็บไว้และจะไม่ถูกนำไปประมวลผลเพิ่มเติม
สิทธิ์ในการคัดค้าน
คุณมีสิทธิ์ที่จะคัดค้านวิธีการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของคุณตามที่ระบุไว้ในนโยบายความเป็นส่วนตัวนี้
เด็กที่มีข้อมูลส่วนบุคคลอยู่ในความดูแลของผู้ปกครองวิทยาลัย (เช่น นักเรียนที่อยู่ในความดูแลของผู้ปกครองวิทยาลัย) สามารถยื่นคำขอเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของตนเองได้ โดยมีเงื่อนไขว่า ในความเห็นที่สมเหตุสมผลของผู้ปกครองวิทยาลัย เด็กนั้นมีวุฒิภาวะเพียงพอที่จะเข้าใจคำขอที่ตนเองกำลังยื่น (ดูหัวข้อ สิทธิของใคร ด้านล่าง) ที่จริงแล้ว แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วบุคคลที่มีความรับผิดชอบในฐานะผู้ปกครองจะมีสิทธิยื่นคำขอเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลในนามของเด็กที่อายุน้อยกว่า แต่ตามกฎหมายแล้ว ข้อมูลดังกล่าวถือเป็นของเด็กเสมอ
เด็กทุกวัยสามารถขอให้ผู้ปกครองหรือตัวแทนอื่นทำการร้องขอเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลในนามของตนได้ นอกจากนี้ (หากมีอายุครบเกณฑ์) ผู้ปกครองที่ยื่นคำร้องขออาจต้องขอความยินยอมหรืออำนาจจากเด็กก่อน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวเด็กแต่ละคนและข้อมูลส่วนบุคคลที่ร้องขอ รวมถึงสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องในบ้าน ดังนั้น คำขอข้อมูลทั้งหมดจากหรือในนามของเด็ก ไม่ว่าจะยื่นภายใต้กฎหมายการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลหรือเป็นเพียงคำขอทั่วไป จะได้รับการพิจารณาเป็นรายกรณีไป
ในกรณีที่ College Guardians อาศัยความยินยอมเป็นวิธีการในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (เช่น การใช้ภาพเพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาด) บุคคลใดๆ สามารถเพิกถอนความยินยอมนี้ได้ตลอดเวลา (โดยคำนึงถึงอายุเช่นเดียวกับข้างต้น) อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่า College Guardians อาจมีเหตุผลทางกฎหมายอื่นๆ ในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวแม้ว่าจะไม่ได้รับความยินยอมจากคุณก็ตาม
สิทธิ์ภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเป็นของบุคคลที่เป็นเจ้าของข้อมูลนั้น อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลนักเรียนของวิทยาลัยมักจะอาศัยความยินยอมจากผู้ปกครองในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับเด็ก (หากจำเป็นต้องได้รับความยินยอม) เว้นแต่ว่า ด้วยลักษณะของการประมวลผลดังกล่าว อายุ และความเข้าใจของเด็กแล้ว การอาศัยความยินยอมของเด็กจะเหมาะสมกว่า
ผู้ปกครองควรตระหนักว่าในสถานการณ์เช่นนี้ พวกเขาอาจไม่ได้รับการปรึกษาหารือ ขึ้นอยู่กับผลประโยชน์ของเด็ก สิทธิของผู้ปกครองตามกฎหมายหรือตามสัญญา และสถานการณ์โดยรวมทั้งหมด
โดยทั่วไป ผู้ดูแลนักเรียนจะถือว่าไม่จำเป็นต้องได้รับความยินยอมจากนักเรียนสำหรับการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของนักเรียนให้แก่ผู้ปกครองในกรณีทั่วไป เช่น เพื่อแจ้งให้ผู้ปกครองทราบเกี่ยวกับความก้าวหน้าทางการเรียนของนักเรียน และเพื่อประโยชน์ในสวัสดิภาพของนักเรียน เว้นแต่ว่าผู้ดูแลนักเรียนจะเห็นว่ามีเหตุผลอันสมควรที่จะต้องขอความยินยอมจากนักเรียน
อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่เด็กต้องการแจ้งข้อกังวลอย่างเป็นความลับกับเจ้าหน้าที่ และปฏิเสธอย่างชัดเจนที่จะให้เปิดเผยข้อมูลส่วนตัวแก่ผู้ปกครอง ผู้ปกครองของวิทยาลัยอาจมีหน้าที่ต้องรักษาความลับ เว้นแต่ในความเห็นของผู้ปกครองของวิทยาลัย จะมีเหตุผลอันสมควรที่จะกระทำการอื่น เช่น ในกรณีที่ผู้ปกครองของวิทยาลัยเชื่อว่าการเปิดเผยข้อมูลจะเป็นประโยชน์สูงสุดต่อเด็กคนนั้นหรือเด็กคนอื่นๆ หรือหากกฎหมายกำหนดให้ต้องเปิดเผยข้อมูล
ฝ่ายดูแลนักเรียนของวิทยาลัยจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดที่เก็บไว้เกี่ยวกับแต่ละบุคคลนั้นเป็นปัจจุบันและถูกต้องแม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ บุคคลใด ๆ โปรดแจ้งให้ jane@collegeguardians.co.uk ทราบหากมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญใด ๆ เกี่ยวกับข้อมูลสำคัญ เช่น รายละเอียดการติดต่อ ที่เก็บไว้เกี่ยวกับตนเอง
บุคคลมีสิทธิที่จะร้องขอให้ลบหรือแก้ไขข้อมูลใดๆ เกี่ยวกับตนเองที่ล้าสมัย ไม่เกี่ยวข้อง หรือไม่ถูกต้อง (โดยอยู่ภายใต้ข้อยกเว้นและข้อจำกัดบางประการภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล): โปรดดูรายละเอียดด้านบนเกี่ยวกับเหตุผลที่ College Guardians อาจจำเป็นต้องประมวลผลข้อมูลของคุณ และคุณสามารถติดต่อพวกเขาได้หากคุณไม่เห็นด้วย
ผู้ดูแลวิทยาลัยจะดำเนินการตามขั้นตอนทางเทคนิคและองค์กรที่เหมาะสมเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับบุคคลต่างๆ รวมถึงนโยบายเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีและอุปกรณ์ และการเข้าถึงระบบของผู้ดูแลวิทยาลัย พนักงานทุกคนจะได้รับทราบถึงนโยบายนี้และหน้าที่ของตนภายใต้กฎหมายคุ้มครองข้อมูล และได้รับการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้อง
สมาคมผู้ปกครองวิทยาลัยจะปรับปรุงประกาศความเป็นส่วนตัวนี้เป็นระยะๆ การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญใดๆ ที่ส่งผลกระทบต่อสิทธิ์ของคุณจะแจ้งให้คุณทราบโดยตรงเท่าที่จะเป็นไปได้
หากมีข้อคิดเห็นหรือข้อสงสัยใด ๆ เกี่ยวกับนโยบายนี้ โปรดติดต่อ เจน เอลดริดจ์ ผู้อำนวยการฝ่ายบริการผู้พิทักษ์ที่jane@collegeguardians.co.uk
หากคุณเชื่อว่า College Guardians ไม่ปฏิบัติตามนโยบายนี้ หรือกระทำการใดๆ ที่ไม่สอดคล้องกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล คุณควรแจ้งให้ผู้อำนวยการฝ่ายการพาณิชย์ (คุณ Allan Walker, allan.walker@malverncollege.org.uk ) ทราบ คุณสามารถยื่นเรื่องร้องเรียนต่อสำนักงานคณะกรรมการข้อมูลข่าวสาร (ICO) ได้ แม้ว่า ICO จะแนะนำให้ดำเนินการแก้ไขปัญหากับ College Guardians ก่อนที่จะแจ้งเรื่องไปยังหน่วยงานกำกับดูแลก็ตาม
อัพเดทเมื่อ 2020 ก.พ. โดย เจน เอลดริดจ์ – บทวิจารณ์ไม่เกินเดือนกุมภาพันธ์ 2023
อัปเดตเมื่อ June 2023 – ตรวจสอบภายในเดือนมิถุนายน 2024 – JE
อัปเดตเมื่อ June 2024 – ตรวจสอบภายในเดือนมิถุนายน 2025 – JE