College Guardians Ltd – 13602217 Зарегистрирована 3 сентября 2021 года.
Компания была основана в 2010 году как подразделение MCEL.
Для выполнения своих обычных обязанностей перед клиентами College Guardians может обрабатывать ряд персональных данных о прошлых, настоящих и потенциальных клиентах и принимающих семьях в рамках своей повседневной работы. Вот некоторые примеры:
Этот пакет услуг включает в себя:
College Guardians ожидает, что значительная часть обработки ее данных может подпадать под категорию ее (или ее сообщества) «законных интересов» при условии, что они не перевешиваются влиянием на отдельных лиц и при условии, что она не затрагивает особые или конфиденциальные типы данных.
Определенную деятельность College Guardians необходимо будет осуществлять для реализации своих «законных прав, обязанностей или обязательств», например, в случаях, когда клиенты или принимающие семьи находятся в договорных отношениях с College Guardians.
Могут быть случаи, когда попечители колледжей будут действовать в «жизненно важных интересах», чтобы не допустить нанесения кому-либо серьезного вреда или смерти.
Как правило, College Guardians получает персональные данные от родителей, агентов и наших сторонних партнеров, таких как школы и колледжи, через формы заявок, как в режиме онлайн, так и в печатном виде. Кроме того, принимающие семьи могут подавать заявки напрямую через формы заявок или в режиме онлайн. Дополнительная информация, касающаяся принимающих семей, предоставляется третьими лицами через конфиденциальные ссылки и проверки Disclosure and Barring Service (DBS), которые принимаются College Guardians. Проверки DBS обрабатываются через U-Check.
Иногда College Guardians необходимо будет передавать личную информацию, касающуюся их сообщества, третьим лицам, таким как профессиональные консультанты (юристы и бухгалтеры), соответствующие органы (HMRC, полиция или местные органы власти).
В большинстве случаев персональные данные, собранные College Guardians, останутся в College Guardians и будут обрабатываться соответствующими лицами только в соответствии с протоколами доступа (т. е. по принципу «необходимости знать»). Персональные данные также будут передаваться соответствующему персоналу школы, колледжа или университета, в котором учится студент, чтобы обеспечить скоординированный подход к уходу за студентом и его благополучию.
В соответствии с Законом о защите данных (включая GDPR – Общий регламент по защите данных), часть деятельности по обработке данных College Guardians осуществляется от его имени третьими лицами и партнерами, такими как ИТ-системы, веб-разработчики или поставщики облачных хранилищ. Это всегда обусловлено договорными гарантиями того, что персональные данные будут храниться в безопасности и только в соответствии с конкретными указаниями College Guardians.
College Guardians будет хранить персональные данные надежно и только в течение того времени, которое необходимо для законной и законной причины. Любые конфиденциальные персональные данные, касающиеся родителей, студентов и принимающих семей, будут храниться только в соответствии с законом Великобритании о защите данных. Данные кредитной/дебетовой карты берутся только по запросу пользователей, как правило, по телефону, и немедленно уничтожаются, если они отправлены в форме. Они никогда не регистрируются ни в одной системе College Guardians.
Отчеты об инцидентах и файлы, касающиеся защиты детей, должны будут храниться гораздо дольше в соответствии с конкретными правовыми требованиями. Следует также отметить, что полностью выборочное удаление данных из информационных систем управления College Guardians не всегда возможно по техническим причинам.
Если у вас есть какие-либо конкретные вопросы о том, как применяется эта политика, или вы хотите запросить, чтобы персональные данные, которые вы больше не считаете актуальными, рассматривались для удаления, свяжитесь с коммерческим директором колледжа Малверн, г-ном Алланом Уокером, aljw@malcol.org. Однако, пожалуйста, имейте в виду, что у попечителей колледжа могут быть законные и необходимые причины для хранения некоторых данных.
В соответствии с Законом о защите данных физические лица имеют различные права на доступ и понимание своих персональных данных, хранящихся в College Guardians, а в некоторых случаях могут потребовать их удаления или изменения или прекращения их обработки College Guardians, но с учетом определенных исключений и ограничений.
Если вы желаете воспользоваться любым из этих прав, вам следует направить свой запрос в письменной форме коммерческому директору MCEL, г-ну Аллану Уокеру, по адресу aljw@malcol.org.
College Guardians постарается ответить на любые такие письменные запросы как можно скорее и в любом случае в установленные законом сроки, которые составляют один месяц в случае запросов на доступ к информации. College Guardians сможет лучше быстро реагировать на небольшие, целевые запросы на информацию. Если запрос явно чрезмерен или похож на предыдущие запросы, College Guardians может попросить вас пересмотреть его или взимать соразмерную плату, но только в тех случаях, когда это разрешено Законом о защите данных.
Вам следует знать, что некоторые данные исключены из права доступа. Это может включать информацию, которая идентифицирует других лиц, или информацию, которая является предметом юридической профессиональной привилегии.
Закон о защите данных предоставляет вам следующие права:
Право доступа
Ваше право на получение подтверждения того, обрабатываются ли персональные данные, и, в таком случае, на доступ к персональным данным вместе с подробностями относительно характера обработки.
Право исправления
Ваше право на исправление неточных персональных данных.
Право на переносимость
Ваше право на получение предоставленных нам персональных данных в структурированном, общепринятом и машиночитаемом формате.
Право быть забытым
Ваше право удалить ваши персональные данные.
Право ограничить обработку
ваше право на то, чтобы ваши данные были фактически «заморожены»; сохранены и не подвергались дальнейшей обработке.
Право на возражение
Ваше право возражать против обработки ваших персональных данных, как указано в настоящей политике конфиденциальности.
Дети, чьи персональные данные хранятся у опекунов колледжа (т. е. студенты, находящиеся под опекой опекунов колледжа), могут подавать запросы на доступ к субъекту для своих собственных персональных данных, при условии, что, по обоснованному мнению опекунов колледжа, они достаточно зрелы, чтобы понимать запрос, который они делают (см. раздел «Чьи права» ниже). Действительно, хотя лицо с родительской ответственностью, как правило, имеет право подавать запрос на доступ к субъекту от имени детей младшего возраста, рассматриваемая информация всегда считается информацией ребенка по закону.
Ребенок любого возраста может попросить родителя или другого представителя сделать запрос на доступ к субъекту от его/ее имени. Более того (если он достаточно зрелый) родителю, подающему такой запрос, может потребоваться получить его согласие или полномочия. Это будет зависеть как от конкретного ребенка, так и от запрашиваемых персональных данных, включая любые соответствующие обстоятельства дома. Все запросы на информацию от детей или от их имени — независимо от того, сделаны ли они в рамках доступа к субъекту или просто как случайный запрос — будут рассматриваться в каждом конкретном случае.
В тех случаях, когда College Guardians полагается на согласие как на средство обработки персональных данных (например, использование изображений в маркетинговых целях), любое лицо может отозвать это согласие в любое время (при условии соблюдения аналогичных возрастных ограничений, указанных выше). Однако имейте в виду, что College Guardians может иметь иную законную причину для обработки соответствующих персональных данных даже без вашего согласия.
Права в соответствии с Законом о защите данных принадлежат лицу, к которому относятся данные. Однако опекуны колледжей часто полагаются на согласие родителей для обработки персональных данных, касающихся детей (если согласие требуется), если только, учитывая характер обработки, а также возраст и понимание ребенка, не будет более целесообразным полагаться на согласие ребенка.
Родители должны знать, что в таких ситуациях с ними не могут консультироваться, в зависимости от интересов ребенка, прав родителей по закону или по договору, а также всех обстоятельств.
В целом опекуны колледжей исходят из того, что согласие детей не требуется для обычного раскрытия их персональных данных родителям, например, в целях информирования родителей об успеваемости ребенка и в интересах благополучия ребенка, если, по мнению опекунов колледжей, нет веских оснований поступить иным образом.
Однако в случаях, когда ребенок пытается конфиденциально обсудить свои опасения с сотрудником и прямо не дает согласия на раскрытие своих персональных данных родителям, опекуны колледжа могут быть обязаны сохранять конфиденциальность, если, по мнению опекунов колледжа, нет веских оснований поступить иначе; например, если опекуны колледжа считают, что раскрытие информации будет в наилучших интересах ребенка или других детей, или если это требуется по закону.
College Guardians будет стремиться к тому, чтобы все персональные данные, хранящиеся в отношении отдельного лица, были максимально актуальными и точными. Отдельные лица должны уведомлять jane@collegeguardians.co.uk о любых существенных изменениях в важной информации, такой как контактные данные, хранящиеся о них.
Физическое лицо имеет право потребовать, чтобы любая устаревшая, неактуальная или неточная информация о нем была удалена или исправлена (с учетом определенных исключений и ограничений в соответствии с Законом о защите данных): см. выше подробную информацию о том, почему College Guardians может потребоваться обрабатывать ваши данные, и к кому вы можете обратиться, если вы не согласны.
College Guardians предпримет соответствующие технические и организационные шаги для обеспечения безопасности персональных данных о лицах, включая политику использования технологий и устройств, а также доступ к системам College Guardians. Все сотрудники будут ознакомлены с этой политикой и своими обязанностями в соответствии с Законом о защите данных и пройдут соответствующее обучение.
College Guardians будет время от времени обновлять это Уведомление о конфиденциальности. Любые существенные изменения, которые влияют на ваши права, будут предоставлены вам напрямую, насколько это будет разумно и осуществимо.
Любые комментарии или вопросы по данной политике следует направлять Джейн Элдридж, директору службы опеки, по адресу jane@collegeguardians.co.uk.
Если вы считаете, что College Guardians не соблюдает данную политику или действовала не в соответствии с Законом о защите данных, вам следует уведомить коммерческого директора (г-на Аллана Уокера, allan.walker@malverncollege.org.uk ). Вы можете подать жалобу в Управление комиссара по информации (ICO), хотя ICO рекомендует предпринять шаги для урегулирования вопроса с College Guardians до обращения в регулирующий орган.
Обновлено Feb 2020 Джейн Элдридж – отзыв не позднее февраля 2023 г.
Обновлено Июнь 2023 – рассмотрение не позднее июня 2024 г. – JE
Обновлено Июнь 2024 – рассмотрение не позднее июня 2025 г. – JE