College Guardians Ltd – 13602217 2021年9月3日設立。
当社は2010年にMCELの一部門として設立されました。
カレッジ・ガーディアンズは、クライアントに対する通常の義務を遂行するため、日常業務の一環として、過去、現在、そして将来のクライアントやホストファミリーに関する様々な個人データを処理する場合があります。例えば、以下のようなものがあります。
下記が含まれます：
College Guardians は、個人への影響がそれを上回らないこと、また、特別なタイプや機密性の高いタイプのデータを含まないことを条件として、データ処理の多くが College Guardians (またはそのコミュニティ) の「正当な利益」の範疇に入ると予想しています。
カレッジガーディアンは、クライアントまたはホストファミリーがカレッジガーディアンとの契約関係にある場合など、「法的権利、義務、責任」を履行するために、いくつかの活動を実行する必要があります。
大学の保護者が、誰かが重傷を負ったり死亡したりするのを防ぐという「重大な利益」のために行動する場合があります。
通常、College Guardiansは、オンラインまたは紙媒体の申込書を通じて、保護者、代理店、および学校や大学などの第三者パートナーから個人情報を受け取ります。また、ホストファミリーは申込書またはオンラインで直接申し込むこともできます。ホストファミリーに関する追加情報は、College Guardiansが実施する秘密保持契約に基づく照会および情報開示・禁止サービス（DBS）によるチェックを通じて第三者から提供されます。DBSチェックはU-Checkを通じて処理されます。
場合によっては、College Guardians はコミュニティに関連する個人情報を専門アドバイザー (弁護士や会計士) や関連当局 (HMRC、警察、地方自治体) などの第三者と共有する必要があります。
カレッジ・ガーディアンズが収集した個人情報は、大部分がカレッジ・ガーディアンズ内で保管され、アクセスプロトコル（「知る必要がある者」のみに開示）に従って、適切な担当者によってのみ処理されます。また、学生のケアと福祉に対する協調的なアプローチを可能にするため、学生が通う学校、カレッジ、または大学の関連スタッフとも個人情報が共有されます。
データ保護法（GDPR（一般データ保護規則）を含む）に従い、College Guardiansの処理活動の一部は、ITシステム、ウェブ開発者、クラウドストレージプロバイダーなどの第三者およびパートナーによって代行されます。これは、個人データがCollege Guardiansの具体的な指示に従ってのみ安全に保管されることを常に契約で保証するものです。
カレッジ・ガーディアンズは、個人データを安全に保管し、正当かつ合法的な理由に基づき必要な期間のみ保管します。保護者、学生、ホストファミリーに関する機密性の高い個人データは、英国のデータ保護法に従ってのみ保管されます。クレジットカード／デビットカード情報は、ユーザーからの要請があった場合（通常は電話による）のみ取得され、フォームに入力された場合は直ちに破棄されます。これらの情報はカレッジ・ガーディアンズのシステムには記録されません。
児童の安全確保に関するインシデント報告書およびファイルは、特定の法的要件に従い、より長期間保管する必要があります。また、技術的な理由により、カレッジ・ガーディアン管理情報システムからデータを完全に選択的に削除することが必ずしも可能ではないことにもご留意ください。
このポリシーの適用方法についてご質問がある場合、または関連性がなくなったと思われる個人データの削除を希望される場合は、マルバーン・カレッジのコマーシャル・ディレクター、アラン・ウォーカー氏（aljw@malcol.org）までご連絡ください。ただし、カレッジの保護者が一部のデータを保管する法的かつ必要な理由がある場合があることにご留意ください。
個人は、データ保護法に基づき、College Guardians が保有する自身の個人データにアクセスし、理解するさまざまな権利を有し、場合によっては、そのデータの消去または修正、あるいは College Guardians によるそのデータ処理の停止を求めることができますが、一定の例外および制限が適用されます。
これらの権利を行使したい場合は、MCELのコマーシャルディレクターであるアラン・ウォーカー氏（ aljw@malcol.org）宛てに書面でご依頼ください。
カレッジ・ガーディアンズは、書面によるご請求に対し、合理的に可能な限り速やかに、かついかなる場合でも法定期限内（情報開示請求の場合は1ヶ月）にお応えするよう努めます。カレッジ・ガーディアンズは、小規模で対象を絞った情報開示請求に対し、より迅速に対応いたします。ご請求が明らかに過大な場合、または過去の請求と類似している場合、カレッジ・ガーディアンズは、データ保護法で認められている場合に限り、再考をお願いしたり、相応の手数料を請求したりすることがあります。
特定のデータはアクセス権の対象外となることにご注意ください。これには、他の個人を特定する情報や、弁護士秘匿特権の対象となる情報が含まれる場合があります。
データ保護法では、お客様に以下の権利が与えられています。
アクセス権
個人データが処理されているかどうかの確認を得る権利、また、処理されている場合には、個人データと処理の性質に関する詳細にアクセスする権利。
整流の権利
不正確な個人データの訂正を求める権利。
ポータビリティの権利
当社に提供された個人データを、構造化され、一般的に使用され、機械で読み取り可能な形式で受け取る権利。
忘れられる権利
個人データを消去する権利。
処理を制限する権利
データが効果的に「凍結」され、保存され、それ以上処理されない権利。
反対する権利
このプライバシー ポリシーに記載されているとおり、個人データが処理される方法に対して異議を申し立てる権利。
カレッジ・ガーディアン（カレッジ・ガーディアンが保護する学生）が個人データを保有する子供は、カレッジ・ガーディアンが合理的に判断し、当該子供が要求内容を理解できる十分な成熟度を有している場合に限り、自身の個人データについて本人によるアクセス要求を行うことができます（下記の「誰の権利か」の項を参照）。実際、親権を有する者は一般的に年少の子供に代わって本人によるアクセス要求を行う権利を有しますが、対象となる情報は常に法律上、子供の所有物とみなされます。
年齢を問わず、お子様は親またはその他の代理人に、本人に代わって本人確認資料へのアクセスを請求することができます。さらに、（本人が十分な年齢に達している場合）請求を行う親は、親の同意または許可を得る必要がある場合があります。これは、個々のお子様と、請求される個人データ、そして家庭内の関連状況によって異なります。したがって、お子様からの、またはお子様に代わって行われるすべての情報請求は、本人確認資料へのアクセスに基づいて行われるか、単なる付随的な請求であるかにかかわらず、個別に検討されます。
College Guardiansが個人データ処理の手段として同意に依拠している場合（例えば、マーケティング目的での画像の使用など）、誰でもいつでもこの同意を撤回することができます（上記と同様の年齢要件が適用されます）。ただし、College Guardiansには、お客様の同意がない場合でも、当該個人データを処理する別の正当な理由がある場合があることにご留意ください。
データ保護法に基づく権利は、データが関係する個人に帰属します。ただし、College Guardiansは、処理の性質、子供の年齢、理解力を考慮し、子供の同意を得る方が適切である場合を除き、子供に関する個人データの処理（同意が必要な場合）については、多くの場合、親の同意に基づきます。
親は、このような状況では、子供の利益、法律上または契約上の親の権利、およびすべての状況に応じて、相談されない可能性があることを認識する必要があります。
一般的に、College Guardians は、子供の学業の進捗状況を親に知らせるためや子供の福祉のためなど、子供の個人情報を親に通常通り開示する場合、子供の同意は必要ないと考えています。ただし、College Guardians の見解では、そうでない正当な理由がある場合を除きます。
ただし、子供がスタッフに内緒で懸念を表明しようとし、個人データを両親に開示することに明示的に同意しない場合、College Guardians は、College Guardians の意見では正当な理由がない限り、秘密を保持する義務を負うことがあります。たとえば、College Guardians が、開示することが子供や他の子供の利益にかなうと判断した場合や、法律で義務付けられている場合などです。
カレッジ・ガーディアンズは、個人に関するすべての個人データが可能な限り最新かつ正確であることを保証するよう努めます。連絡先情報など、個人に関する重要な情報に重大な変更があった場合は、jane@collegeguardians.co.uk までご連絡ください。
個人には、自分に関する古くなった情報、無関係な情報、不正確な情報を削除または修正するよう要求する権利があります（データ保護法に基づく一定の免除および制限の対象）。College Guardians があなたのデータを処理する必要がある理由の詳細については上記を参照してください。同意しない場合は、College Guardians に問い合わせることができます。
カレッジ・ガーディアンズは、テクノロジーおよびデバイスの使用、カレッジ・ガーディアンズのシステムへのアクセスに関するポリシーを含め、個人の個人データのセキュリティを確保するために適切な技術的および組織的措置を講じます。全職員は、このポリシーとデータ保護法に基づく義務について理解し、関連する研修を受けます。
College Guardiansは、このプライバシー通知を随時更新します。お客様の権利に影響を与える重大な変更については、合理的に可能な限り、お客様に直接お知らせいたします。
この方針に関するご意見やご質問は、後見人サービス担当ディレクターのジェーン・エルドリッジ（jane@collegeguardians.co.uk ）までお寄せください。
College Guardiansが本ポリシーを遵守していない、またはデータ保護法に違反する行為を行ったと思われる場合は、営業部長（Allan Walker氏、allan.walker@malverncollege.org.uk）までご連絡ください。情報コミッショナー事務局（ICO）に苦情を申し立てることもできますが、ICOは規制当局に申し立てる前に、College Guardiansとの間で問題を解決するよう推奨しています。
2月2020を更新 ジェーン・エルドリッジ著 – 2023年2月までにレビューを投稿してください
6月更新2023 – 2024年6月までに見直し – JE
6月更新2024 – 2025年6月までに見直し – JE