College Guardians Ltd – 13602217 Constituida el 3 de septiembre de 2021.
La empresa se fundó en 2010 como una división de MCEL.
Para cumplir con sus obligaciones habituales con los clientes, College Guardians puede procesar diversos datos personales sobre clientes y familias anfitrionas, tanto actuales como anteriores y potenciales, como parte de su funcionamiento diario. Algunos ejemplos son:
Esto incluye:
College Guardians prevé que gran parte de su procesamiento de datos pueda entrar dentro de la categoría de sus "intereses legítimos" (o los de su comunidad), siempre que estos no se vean superados por el impacto en las personas y siempre que no implique tipos de datos especiales o sensibles.
Algunas actividades que College Guardians deberá realizar para cumplir con sus "derechos, deberes u obligaciones legales", por ejemplo, cuando los clientes o las familias anfitrionas tengan una relación contractual con College Guardians.
Puede haber ocasiones en que los responsables de la seguridad del centro actúen en aras del "interés vital" de evitar que alguien sufra daños graves o muera.
Por lo general, College Guardians recibe datos personales de padres, agentes y socios externos, como escuelas y universidades, a través de formularios de solicitud en línea o en formato impreso. Además, las familias anfitrionas pueden presentar su solicitud directamente mediante formularios o en línea. College Guardians proporciona información adicional sobre las familias anfitrionas a través de referencias confidenciales y verificaciones de antecedentes penales (DBS). Estas verificaciones se procesan a través de U-Check.
En ocasiones, College Guardians necesitará compartir información personal relacionada con su comunidad con terceros, como asesores profesionales (abogados y contables) y autoridades pertinentes (HMRC, policía o la autoridad local).
En general, los datos personales recopilados por College Guardians permanecerán dentro de College Guardians y serán procesados únicamente por personas autorizadas, de acuerdo con los protocolos de acceso (es decir, solo por quienes necesiten conocer la información). Los datos personales también se compartirán con el personal pertinente del centro educativo (escuela, colegio o universidad) al que asiste el estudiante, con el fin de garantizar una atención integral y coordinada al estudiante.
De conformidad con la legislación de protección de datos (incluido el RGPD – Reglamento General de Protección de Datos), parte del procesamiento de datos que realiza College Guardians se lleva a cabo en su nombre por terceros y socios, como proveedores de sistemas informáticos, desarrolladores web o proveedores de almacenamiento en la nube. Esto siempre está sujeto a garantías contractuales que aseguran que los datos personales se mantendrán de forma segura y únicamente de acuerdo con las instrucciones específicas de College Guardians.
College Guardians conservará los datos personales de forma segura y solo durante el tiempo necesario para un fin legítimo y legal. Los datos personales sensibles de padres, alumnos y familias de acogida se conservarán únicamente de acuerdo con la legislación británica de protección de datos. Los datos de tarjetas de crédito/débito solo se solicitan a petición del usuario, generalmente por teléfono, y se eliminan inmediatamente si se envían mediante un formulario. Nunca se registran en ningún sistema de College Guardians.
Los informes de incidentes y los archivos relacionados con la protección de menores deberán conservarse durante mucho más tiempo, de conformidad con los requisitos legales específicos. Cabe señalar también que, por razones técnicas, la eliminación selectiva total de datos de los sistemas de información de gestión de tutores del centro educativo podría no ser posible.
Si tiene alguna duda sobre la aplicación de esta política o desea solicitar la eliminación de datos personales que ya no considere relevantes, póngase en contacto con el Director Comercial de Malvern College, el Sr. Allan Walker, en aljw@malcol.org. Tenga en cuenta, no obstante, que los responsables del centro pueden tener motivos legítimos y necesarios para conservar algunos datos.
En virtud de la Ley de Protección de Datos, las personas tienen diversos derechos para acceder a los datos personales que College Guardians tiene sobre ellas y comprenderlos, y en algunos casos pueden solicitar que se eliminen o modifiquen, o que College Guardians deje de procesarlos, si bien con sujeción a ciertas excepciones y limitaciones.
Si desea ejercer alguno de estos derechos, debe enviar su solicitud por escrito al Director Comercial de MCEL, el Sr. Allan Walker, aljw@malcol.org.
College Guardians se esforzará por responder a cualquier solicitud escrita de este tipo lo antes posible y, en cualquier caso, dentro de los plazos legales, que son de un mes para las solicitudes de acceso a la información. College Guardians podrá responder con mayor rapidez a las solicitudes de información más breves y específicas. Si la solicitud es manifiestamente excesiva o similar a solicitudes anteriores, College Guardians podrá solicitarle que la reconsidere o cobrarle una tarifa proporcional, siempre que la Ley de Protección de Datos lo permita.
Debe tener en cuenta que ciertos datos están exentos del derecho de acceso. Esto puede incluir información que identifique a otras personas o información sujeta al secreto profesional.
La Ley de Protección de Datos le otorga los siguientes derechos:
El derecho de acceso
Usted tiene derecho a obtener confirmación sobre si se están tratando o no datos personales y, en caso afirmativo, a acceder a dichos datos personales junto con información detallada sobre la naturaleza del tratamiento.
El derecho de rectificación.
Su derecho a obtener la rectificación de datos personales inexactos.
El derecho a la portabilidad
Usted tiene derecho a recibir los datos personales que nos haya facilitado, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina.
El derecho a ser olvidado
Tu derecho a borrar tus datos personales.
El derecho a restringir el procesamiento
Su derecho a que sus datos sean efectivamente "congelados"; almacenados y no procesados posteriormente.
El derecho a objetar
Usted tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales, tal como se describe en esta política de privacidad.
Los menores cuyos datos personales obran en poder de los tutores del centro (es decir, los alumnos que están bajo su tutela) pueden solicitar acceso a sus propios datos personales, siempre que, a juicio razonable de los tutores, tengan la madurez suficiente para comprender la solicitud (véase la sección «Derechos de quién» más adelante). Si bien la persona con patria potestad suele tener derecho a solicitar el acceso a los datos personales de menores, la ley siempre considera que la información en cuestión pertenece al menor.
Un menor de cualquier edad puede solicitar a sus padres u otro representante que realice una solicitud de acceso a sus datos personales en su nombre. Además, si tiene la edad suficiente, es posible que los padres deban obtener su consentimiento o autorización. Esto dependerá tanto del menor como de los datos personales solicitados, incluyendo cualquier circunstancia relevante en el hogar. Por lo tanto, todas las solicitudes de información de menores, ya sean realizadas en virtud de una solicitud de acceso a sus datos personales o como una solicitud incidental, se considerarán caso por caso.
Cuando College Guardians se basa en el consentimiento para procesar datos personales (por ejemplo, para el uso de imágenes con fines de marketing), cualquier persona puede revocar dicho consentimiento en cualquier momento (sujeto a consideraciones de edad similares a las mencionadas anteriormente). Sin embargo, tenga en cuenta que College Guardians podría tener otro motivo legal para procesar los datos personales en cuestión incluso sin su consentimiento.
Los derechos amparados por la Ley de Protección de Datos corresponden a la persona a la que se refieren los datos. Sin embargo, College Guardians suele basarse en el consentimiento paterno para el tratamiento de datos personales de menores (siempre que se requiera dicho consentimiento), salvo que, dada la naturaleza del tratamiento en cuestión, la edad y la capacidad de comprensión del menor, sea más apropiado basarse en su consentimiento.
Los padres deben tener en cuenta que, en tales situaciones, es posible que no se les consulte, dependiendo del interés del niño, de los derechos de los padres según la ley o su contrato, y de todas las circunstancias.
En general, los responsables del centro educativo asumirán que no se requiere el consentimiento de los niños para la divulgación ordinaria de sus datos personales a sus padres, por ejemplo, con el fin de mantenerlos informados sobre el progreso académico del niño y en aras del bienestar del menor, a menos que, en opinión de los responsables del centro educativo, exista una buena razón para actuar de otro modo.
Sin embargo, cuando un menor desea expresar sus inquietudes de forma confidencial a un miembro del personal y se niega expresamente a que sus datos personales se revelen a sus padres, los responsables del centro educativo pueden estar obligados a mantener la confidencialidad a menos que, en su opinión, exista una buena razón para actuar de otro modo; por ejemplo, cuando los responsables del centro educativo consideren que la divulgación redundará en el mejor interés del menor o de otros menores, o si así lo exige la ley.
College Guardians se esforzará por garantizar que todos los datos personales que conserve sobre cada persona estén lo más actualizados y sean lo más precisos posible. Se ruega a los usuarios que notifiquen cualquier cambio significativo en información importante, como sus datos de contacto, a jane@collegeguardians.co.uk.
Toda persona tiene derecho a solicitar que se elimine o corrija cualquier información obsoleta, irrelevante o inexacta sobre ella (con sujeción a ciertas excepciones y limitaciones en virtud de la Ley de Protección de Datos): consulte más arriba para obtener detalles sobre por qué College Guardians puede necesitar procesar sus datos y con quién puede ponerse en contacto si no está de acuerdo.
College Guardians adoptará las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales de los usuarios, incluyendo políticas sobre el uso de tecnología y dispositivos, y el acceso a los sistemas de College Guardians. Todo el personal estará al tanto de esta política y de sus obligaciones conforme a la Ley de Protección de Datos, y recibirá la formación pertinente.
College Guardians actualizará este Aviso de Privacidad periódicamente. Cualquier cambio sustancial que afecte a sus derechos le será comunicado directamente en la medida de lo razonablemente posible.
Cualquier comentario o consulta sobre esta política debe dirigirse a Jane Eldridge, Directora de Servicios de Tutela, a la dirección jane@collegeguardians.co.uk.
Si considera que College Guardians no ha cumplido con esta política o ha actuado de forma contraria a la Ley de Protección de Datos, debe notificarlo al Director Comercial (Sr. Allan Walker, allan.walker@malverncollege.org.uk ). Puede presentar una reclamación ante la Oficina del Comisionado de Información (ICO), aunque esta recomienda que se intente resolver el asunto con College Guardians antes de recurrir al organismo regulador.
Actualizado Feb 2020 Por Jane Eldridge – reseña a más tardar en febrero de 2023
Actualizado 2023 de junio – Revisión a más tardar en junio de 2024 – JE
Actualizado 2024 de junio – Revisión a más tardar en junio de 2025 – JE