College Guardians Ltd – 13602217. Gegründet am 3. September 2021.
Das Unternehmen wurde 2010 als Abteilung von MCEL gegründet.
Zur Erfüllung seiner Aufgaben gegenüber den Klienten verarbeitet College Guardians im Rahmen seiner täglichen Arbeit möglicherweise eine Reihe personenbezogener Daten über frühere, aktuelle und potenzielle Klienten sowie Gastfamilien. Einige Beispiele:
Das beinhaltet:
College Guardians geht davon aus, dass ein Großteil seiner Datenverarbeitung in die Kategorie seiner (oder der seiner Community) „legitimen Interessen“ fällt, sofern diese nicht durch die Auswirkungen auf Einzelpersonen aufgewogen werden und sofern es sich nicht um spezielle oder sensible Datentypen handelt.
Um seinen „gesetzlichen Rechten, Pflichten oder Verpflichtungen“ nachzukommen, muss College Guardians bestimmte Aktivitäten durchführen, beispielsweise wenn Klienten oder Gastfamilien in einer vertraglichen Beziehung zu College Guardians stehen.
Es kann vorkommen, dass College Guardians im „vitalen Interesse“ handeln, um zu verhindern, dass jemand ernsthaft verletzt oder getötet wird.
College Guardians erhält in der Regel personenbezogene Daten von Eltern, Vertretern und unseren Partnern wie Schulen und Hochschulen über Online- oder Papierbewerbungsformulare. Gastfamilien können sich auch direkt über Bewerbungsformulare oder online bewerben. Zusätzliche Informationen zu Gastfamilien erhalten Dritte durch vertrauliche Referenzen und Überprüfungen des Disclosure and Barring Service (DBS), die von College Guardians durchgeführt werden. DBS-Überprüfungen werden über U-Check abgewickelt.
Gelegentlich muss College Guardians persönliche Informationen über seine Community an Dritte weitergeben, beispielsweise an professionelle Berater (Anwälte und Buchhalter) oder an zuständige Behörden (HMRC, Polizei oder lokale Behörden).
Die von College Guardians erhobenen personenbezogenen Daten verbleiben größtenteils bei College Guardians und werden von den zuständigen Personen nur gemäß den Zugriffsprotokollen (d. h. nach dem Need-to-know-Prinzip) verarbeitet. Personenbezogene Daten werden auch an die zuständigen Mitarbeiter der Schule, Hochschule oder Universität weitergegeben, die der Schüler besucht, um eine koordinierte Betreuung und Betreuung des Schülers zu ermöglichen.
Gemäß Datenschutzrecht (einschließlich DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung) werden einige Verarbeitungsaktivitäten von College Guardians in deren Auftrag von Dritten und Partnern wie IT-Systemen, Webentwicklern oder Cloud-Speicheranbietern durchgeführt. Dies erfolgt stets vorbehaltlich vertraglicher Zusicherungen, dass personenbezogene Daten sicher und ausschließlich gemäß den spezifischen Anweisungen von College Guardians aufbewahrt werden.
College Guardians speichert personenbezogene Daten sicher und nur so lange, wie es aus legitimen und rechtmäßigen Gründen erforderlich ist. Alle sensiblen personenbezogenen Daten von Eltern, Schülern und Gastfamilien werden ausschließlich gemäß den britischen Datenschutzgesetzen gespeichert. Kredit-/Debitkartendaten werden nur auf Anfrage der Nutzer, in der Regel telefonisch, erfasst und nach Angabe auf einem Formular sofort vernichtet. Sie werden niemals in den Systemen von College Guardians erfasst.
Vorfallberichte und Akten zum Schutz von Kindern müssen aufgrund spezifischer gesetzlicher Anforderungen deutlich länger aufbewahrt werden. Es ist außerdem zu beachten, dass eine vollständig selektive Löschung von Daten aus den Verwaltungsinformationssystemen der College Guardians aus technischen Gründen nicht immer möglich ist.
Wenn Sie konkrete Fragen zur Anwendung dieser Richtlinie haben oder die Löschung Ihrer nicht mehr relevanten personenbezogenen Daten beantragen möchten, wenden Sie sich bitte an den kaufmännischen Leiter des Malvern College, Herrn Allan Walker, aljw@malcol.org. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Aufsichtsbehörde des Colleges möglicherweise berechtigte und notwendige Gründe für die Aufbewahrung bestimmter Daten hat.
Einzelpersonen haben gemäß dem Datenschutzgesetz verschiedene Rechte, auf die sie betreffenden personenbezogenen Daten zuzugreifen und diese zu verstehen, die von College Guardians gespeichert werden. In einigen Fällen können sie verlangen, dass diese Daten gelöscht oder geändert werden oder dass College Guardians die Verarbeitung dieser Daten einstellt. Dabei gelten jedoch bestimmte Ausnahmen und Einschränkungen.
Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, sollten Sie Ihre Anfrage schriftlich an den kaufmännischen Leiter von MCEL, Herrn Allan Walker, aljw@malcol.org , richten.
College Guardians wird sich bemühen, solche schriftlichen Anfragen so schnell wie möglich und in jedem Fall innerhalb der gesetzlichen Frist zu beantworten. Bei Informationsanfragen beträgt die Frist einen Monat. College Guardians kann kleinere, gezielte Informationsanfragen schneller beantworten. Ist die Anfrage offensichtlich übertrieben oder ähnelt sie früheren Anfragen, kann College Guardians Sie um eine erneute Prüfung bitten oder eine entsprechende Gebühr erheben, jedoch nur, wenn das Datenschutzgesetz dies zulässt.
Bitte beachten Sie, dass bestimmte Daten vom Auskunftsrecht ausgenommen sind. Dies können Informationen sein, die andere Personen identifizieren, oder Informationen, die der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegen.
Das Datenschutzgesetz gewährt Ihnen folgende Rechte:
Das Recht auf Zugang
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden oder nicht. Ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Zugriff auf diese personenbezogenen Daten sowie auf Einzelheiten zur Art der Verarbeitung.
Das Recht auf Berichtigung
Ihr Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten.
Das Recht auf Portabilität
Ihr Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Das Recht, vergessen zu werden
Ihr Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten.
Das Recht, die Verarbeitung einzuschränken
Ihr Recht, dass Ihre Daten effektiv „eingefroren“; gespeichert und nicht weiter verarbeitet werden.
Das Recht zu widersprechen
Ihr Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß dieser Datenschutzrichtlinie.
Kinder, deren personenbezogene Daten von Erziehungsberechtigten gespeichert werden (d. h. Studierende, die sich in der Obhut von Erziehungsberechtigten befinden), können Auskunft über ihre eigenen personenbezogenen Daten beantragen, sofern sie nach vernünftiger Einschätzung der Erziehungsberechtigten reif genug sind, um ihren Antrag zu verstehen (siehe Abschnitt „Wessen Rechte?“ weiter unten). Zwar ist eine Person mit elterlicher Verantwortung grundsätzlich berechtigt, im Namen jüngerer Kinder Auskunft über ihre personenbezogenen Daten zu beantragen, die betreffenden Informationen gelten jedoch rechtlich immer als Eigentum des Kindes.
Ein Kind jeden Alters kann einen Elternteil oder einen anderen Vertreter bitten, in seinem Namen einen Auskunftsantrag zu stellen. Darüber hinaus muss (bei ausreichendem Alter) der antragstellende Elternteil gegebenenfalls dessen Zustimmung oder Zustimmung einholen. Dies hängt sowohl vom jeweiligen Kind als auch von den angefragten personenbezogenen Daten ab, einschließlich der relevanten familiären Umstände. Alle Auskunftsanfragen von oder im Namen von Kindern – ob im Rahmen des Auskunftsantrags oder lediglich als Einzelanfrage – werden daher individuell geprüft.
Sofern College Guardians zur Verarbeitung personenbezogener Daten Ihre Einwilligung benötigt (z. B. die Verwendung von Bildern für Marketingzwecke), kann jede Person diese Einwilligung jederzeit widerrufen (vorbehaltlich der oben genannten Altersbeschränkungen). Bitte beachten Sie jedoch, dass College Guardians auch ohne Ihre Einwilligung einen anderen rechtlichen Grund für die Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten haben kann.
Die Rechte nach dem Datenschutzgesetz stehen der Person zu, auf die sich die Daten beziehen. Erziehungsberechtigte sind jedoch häufig auf die Einwilligung der Eltern angewiesen, um personenbezogene Daten von Kindern zu verarbeiten (sofern eine Einwilligung erforderlich ist), es sei denn, dies ist angesichts der Art der Verarbeitung sowie des Alters und der Auffassungsgabe des Kindes angemessener.
Eltern sollten sich darüber im Klaren sein, dass sie in solchen Situationen möglicherweise nicht konsultiert werden, je nach den Interessen des Kindes, den gesetzlichen oder vertraglichen Rechten der Eltern und allen Umständen.
Im Allgemeinen gehen die Erziehungsberechtigten davon aus, dass für die normale Weitergabe personenbezogener Daten von Kindern an ihre Eltern keine Einwilligung erforderlich ist, z. B. um die Eltern über die akademischen Fortschritte des Kindes auf dem Laufenden zu halten oder im Interesse des Kindeswohls, es sei denn, es gibt nach Ansicht der Erziehungsberechtigten einen triftigen Grund, anders zu verfahren.
Wenn ein Kind jedoch vertraulich Bedenken gegenüber einem Mitarbeiter äußern möchte und der Weitergabe seiner personenbezogenen Daten an die Eltern ausdrücklich nicht zustimmt, kann College Guardians zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet sein, es sei denn, es gibt nach Ansicht von College Guardians einen triftigen Grund, anders zu verfahren. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn College Guardians der Ansicht ist, dass die Weitergabe im besten Interesse des Kindes oder anderer Kinder ist oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
College Guardians ist bestrebt, alle personenbezogenen Daten einer Person so aktuell und korrekt wie möglich zu halten. Wichtige Änderungen wichtiger Informationen, wie z. B. Kontaktdaten, werden unter jane@collegeguardians.co.uk gemeldet.
Eine Person hat das Recht, die Löschung oder Korrektur aller veralteten, irrelevanten oder ungenauen Informationen über sie zu verlangen (vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen und Beschränkungen gemäß dem Datenschutzgesetz): Einzelheiten dazu, warum College Guardians Ihre Daten möglicherweise verarbeiten muss und an wen Sie sich wenden können, wenn Sie nicht einverstanden sind, finden Sie oben.
College Guardians ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Dazu gehören Richtlinien zur Nutzung von Technologie und Geräten sowie zum Zugriff auf die Systeme von College Guardians. Alle Mitarbeiter werden über diese Richtlinie und ihre datenschutzrechtlichen Pflichten informiert und erhalten entsprechende Schulungen.
College Guardians aktualisiert diese Datenschutzerklärung regelmäßig. Wesentliche Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden Ihnen, soweit möglich, direkt mitgeteilt.
Kommentare oder Fragen zu dieser Richtlinie richten Sie bitte an Jane Eldridge, die Direktorin der Vormundschaftsdienste, unter jane@collegeguardians.co.uk.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass College Guardians diese Richtlinie nicht eingehalten oder gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen hat, benachrichtigen Sie bitte den kaufmännischen Leiter (Herrn Allan Walker, allan.walker@malverncollege.org.uk ). Sie können eine Beschwerde beim Information Commissioner’s Office (ICO) einreichen. Das ICO empfiehlt jedoch, zunächst zu versuchen, die Angelegenheit mit College Guardians zu klären, bevor Sie die Aufsichtsbehörde einschalten.
Aktualisiert Feb 2020 von Jane Eldridge – Rezension spätestens Februar 2023
Aktualisiert Juni 2023 – Überprüfung spätestens im Juni 2024 – JE
Aktualisiert Juni 2024 – Überprüfung spätestens im Juni 2025 – JE